Il limite è nel codice a barre, non nel software
Alla cassa il prodotto viene identificato con un EAN-13. Quel codice dice quale prodotto è, non quale unità: non contiene né il lotto né la data di scadenza. Quando l'articolo passa in cassa il sistema può fare una sola cosa onesta, ossia scalare una unità dalla giacenza di quel prodotto.
Ne consegue che, salvo eccezioni, la tracciabilità del lotto in uscita non esiste al punto cassa. Non è una carenza di questo o quel gestionale: è una proprietà del codice stampato sulla confezione.
Le uniche strade tecniche che la risolverebbero davvero sono i codici 2D GS1 DataMatrix — che possono contenere lotto e scadenza — o i tag RFID. Nel pet food e nel largo consumo i produttori non li stampano ancora in modo sistematico, quindi oggi restano un'ipotesi, non una funzionalità acquistabile.
Il FEFO teorico e perché si disallinea
I gestionali applicano un criterio teorico — FIFO (primo entrato, primo uscito) o FEFO (prima scade, prima esce) — e ipotizzano che sia uscito il lotto più vecchio. Funziona finché la realtà collabora.
Nel retail la realtà non collabora: il cliente prende il sacco dal fondo dello scaffale perché è più fresco, l'addetto rifornisce mettendo il nuovo davanti quando ha fretta, un collo arriva già prossimo a scadenza. Da quel momento il dato di lotto a sistema e la merce fisica divergono, e la divergenza si accumula.
Un dato di lotto che si disallinea silenziosamente è peggio di nessun dato: dà una sicurezza che non hai, e la scopri nel momento peggiore — un richiamo del produttore, un controllo, un reso.
Dove si vince davvero: prevenzione, non tracciabilità
Se la tracciabilità in uscita non è ottenibile, il valore di un software si sposta su ciò che impedisce al prodotto di arrivare a scadenza sullo scaffale. Sono quattro leve, tutte automatizzabili, tutte misurabili in euro di merce non buttata.
1. Controllare la scadenza al carico, non dopo
Il controllo carico di Key to Retail classifica le anomalie del ricevimento con causali esplicite, inclusa ARRIVATO SCADUTO per la merce consegnata con scadenza non conforme. È il momento in cui il problema costa zero: la merce è ancora del fornitore.
2. Mappare le scadenze in corsia con il palmare
La funzione controllo scadenze di KMA serve a mappare ed eliminare dagli scaffali i prodotti scaduti o prossimi a scadenza, registrando a sistema le quantità rilevate per lotto. L'operatore scansiona, indica la data (in uno dei tre formati accettati, per non perdere tempo sul tastierino) e la quantità; se per quella scadenza esisteva già un conteggio, il palmare mostra l'operazione matematica che sta per fare e chiede conferma, così non si sovrascrive per sbaglio il lavoro di un collega.
Questo è il dato che serve davvero: non «quale lotto ho venduto», ma «quali unità con quale scadenza ho ancora a scaffale, adesso, in quel negozio».
3. Inventari per fascia di scadenza e inventari ciclici
KMA organizza l'inventario per zone fisiche e per fascia di scadenza («nessuna scadenza», «scade entro il…», «scade oltre il…»), e supporta l'inventario ciclico su liste ristrette proposte dal sistema centrale. Contare poco e spesso, sui prodotti giusti, vale più di un inventario annuale perfetto.
4. Trasformare la scadenza vicina in vendita, prima che diventi scarto
Una volta che la sede sa cosa sta per scadere e dove, le contromosse sono ordinarie: promozione di svendita mirata sul negozio che ha il problema, trasferimento verso il punto vendita che quel prodotto lo ruota più in fretta, reso programmato al fornitore dove il contratto lo prevede. KBE gestisce campagne e buoni con valore, scadenza e cumulabilità definiti, applicabili a codici o a intere categorie.
Le domande giuste da fare a chiunque, noi compresi
- «Quando scansiono l'EAN in cassa, come fai a sapere quale lotto è uscito?» — se la risposta non contiene le parole teorico, FEFO o ipotesi, la risposta è incompleta.
- «Quanto ci mette un addetto a controllare le scadenze di una corsia?» — chiedere una prova sul campo, non una schermata.
- «Cosa succede se due persone contano la stessa scadenza?»
- «Che documento genera il sistema quando la merce arriva già prossima a scadenza?»
- «Posso far partire una svendita solo sul negozio che ha il problema, o devo farla su tutta la rete?»
Sono le stesse domande che ci facciamo noi quando disegniamo un processo. Se vuoi vederle applicate ai tuoi numeri, scrivici a info@sckt.it.